5 Tipps: Newsletter DSGVO-konform erstellen und versenden

Auch in Zeiten der sozialen Netzwerke und der Video-Werbung sind Newsletter nach wie vor eines der erfolgreichsten Werbemittel im Onlinemarketing. Seit die DSGVO in Kraft getreten ist, gibt es in dieser Hinsicht jedoch einige rechtliche Fallstricke, die nicht selten dazu führen, dass der Versender eines Newsletters abgemahnt wird. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihren Newsletter rechtssicher gestalten können.

Tipp 1: Auf ein rechtssicheres Anmeldeformular achten

Der erste wichtige Schritt für einen rechtssicheren Newsletter besteht darin, dass Sie Ihr Anmeldeformular rechtssicher gestalten. Bereits hier machen viele Unternehmen maßgebliche Fehler, die aufgrund der DSGVO gerne zu Abmahnungen führen. Das beginnt schon beim Eintragefeld: Sie haben hier die Möglichkeit, auf freiwilliger Basis die verschiedensten Nutzerdaten abzufragen. Allerdings sollte es sich nur beim Feld für die E-Mail-Adresse um ein Pflichtfeld handeln. Nach der DSGVO ist der E-Mail-Versender nämlich dazu verpflichtet, so wenige Daten vom Kunden wie nötig zu erheben. Deshalb sollten Sie den Interessenten Ihres E-Mail-Newsletters die Möglichkeit anbieten, den Newsletter anonym zu abonnieren, indem er nur seine E-Mail-Adresse eingibt. Sie können zwar auch ein Feld für den Vor- und Nachnamen vorsehen, welches jedoch nur freiwillig ausgefüllt werden sollte. Denken Sie außerdem daran, den User darauf hinzuweisen, was genau Sie mit seinen Daten vorhaben. Dafür eignet sich eine Aussage wie „Ihre E-Mail-Adresse wird nur für den Versand eines Newsletters der Firma XYZ genutzt.“ Ein Hinweis auf die Häufigkeit, mit der Sie Werbemails verschicken werden, ist ebenfalls notwendig. Geben Sie also an, wie oft der Kunde eine Mail von Ihnen erhalten wird – wöchentlich, 14-tägig oder monatlich?

Tipp 2: Newsletter nur mit Double Opt In (DOI) versenden

Beim E-Mail-Marketing und dem Versenden von Newslettern ist in Deutschland das sogenannte Opt-in-Verfahren gültig. Dies war schon vor der DSGVO so und hat sich dadurch nicht geändert. Das bedeutet, dass der Endverbraucher einer Kontaktaufnahme per Mail eindeutig zustimmen muss. Andernfalls verhält sich der Unternehmer wettbewerbswidrig, wenn er einen Newsletter verschickt, und kann dafür abgemahnt werden. Dafür reicht es, einmalig eine Werbemail zu versenden. Wichtig ist, sich an das Double-Opt-In-Verfahren zu halten. Dabei muss der Kunde seine Anmeldung durch einen Klick auf einen Link in einer Mail noch einmal bestätigen, bevor es tatsächlich erlaubt ist, Newsletter an den Empfänger zu verschicken. Nur so ist nämlich nachvollziehbar, ob wirklich der Verbraucher seine Einwilligung gegeben oder ob sich eine dritte Person eingemischt hat. Achten Sie darauf, die Einwilligung des Newsletter-Empfängers detailliert zu protokollieren. Dann sind Sie bei gerichtlichen Streitigkeiten und Abmahnungen auf der sicheren Seite. Viele Newsletter-Tools archivieren und verwalten An- und Abmeldungen jedoch automatisch.

Tipp 3: Newsletter DSGVO-konform an Bestandskunden schicken

Wenn Sie bereits einen Geschäftskontakt zu dem Verbraucher haben, gelten andere Regelungen. Damit Sie den Newsletter rechtssicher auch ohne Einwilligung verschicken dürfen, ist es wichtig, dass die Voraussetzungen des § 7 Abs.3 UWG eingehalten werden. Die Zusendung eines Newsletters ist demnach nur unter folgenden Bedingungen zulässig:

1. Der Unternehmer hat durch den Verkauf einer Dienstleistung oder Ware die elektronische Postadresse vom Kunden erhalten
2. Der Unternehmer verwendet die Adresse zur Direktwerbung für eigene, ähnliche Dienstleistungen oder Waren
3. Der Kunde hat der Zusendung des Newsletters nicht widersprochen
4. Der Kunde wird bei der Erhebung der Adresse ebenso wie bei jeder Verwendung deutlich darauf hingewiesen, dass er der Nutzung jederzeit widersprechen kann, ohne dass dabei andere Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen anfallen

Grundsätzlich gilt aber: Um den Newsletter DSGVO-konform zu erstellen, sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie sich ausdrücklich die Einwilligung in die E-Mail-Werbung bei der Aufnahme der Geschäftsbeziehungen einholen.

Tipp 4: Möglichkeit für eine Abbestellung bieten

Von hoher Bedeutung ist, dass der Verbraucher zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit hat, die Werbemails wieder abzubestellen. Dafür reicht es meist aus, wenn Sie dem Empfänger am Ende der Mail einen Link bereitstellen, auf den er klicken kann, um sich aus dem Verteiler auszutragen. Zusätzlich sollte er sich auch telefonisch, per Mail oder per Post an den Versender des Newsletters wenden können, um seine Zustimmung zum E-Mail-Versand zu widerrufen.

Tipp 5: Bei der Verwendung von Bildern auch an Nutzungsrechte denken

Wenn Sie im Rahmen Ihrer E-Mail-Werbung Produktfotos oder andere Bilder nutzen, um Ihr Angebot anzupreisen und zu bewerben, so ist dies laut § 31 UrhG nur erlaubt, wenn Sie vom jeweiligen Urheber auch ein Nutzungsrecht erhalten haben. Achten Sie also gerade bei Bildern, die der Creative Commons Lizenz unterliegen, ganz genau darauf, dass Sie das Bild auch wirklich gewerblich nutzen dürfen, um den Newsletter rechtssicher zu gestalten.